POSシステムを導入して、手書きの会計伝票を無くすと、「計算」という手間が省かれ、かなり業務が楽になる事を安易に想像できますが、キャバクラやスナックなど夜の水商売の場合、来店時間、滞在時間などの自動計算や、処理時間を記録する事で、不正処理による着服を防止する事が大きなメリットとなります。この辺が、意外に着目されていない所だと思います。
①正確な処理時間記録が不正着服防止につながる
昔ながらのやり方で伝票に通しナンバーを振り、しっかりと伝票を管理したとしても、手書き伝票であれば、来店した時間、滞在した時間、会計した時間を事実と違った記入をする事が出来るので、POSシステムと違い最大のデメリットだと言えるでしょう。
例えば、1SET60分6000円で2SET滞在したお客様に12000円頂き、伝票上は1SETとし、6000円着服できます。
POS運用で同じように着服する為の操作をする場合、カウントされた滞在時間を修正する必要があり、「滞在時間を修正した」という記録を取る事が出来ますが、手書き伝票では「付け忘れ」で終わってしまいます。
いくら会計伝票にナンバリングしていても、お客様を来ていなかった事にしてしまえば、お客様のお会計を丸々着服する事が出来ます。POSシステムでも、来店処理をしなければ、同じ事が出来ますが、システムのデーブル配置通りの稼働状況と、実際のホールの状況が違えば、一目で伝票が立てられていない事がわるので、他のスタッフが不振に思うでしょう。伝票を並べてホールの状況と照らし合わせる場合、伝票１枚１枚の内容を確認しないといけませんが、POSシステムでテーブル配置に合わせた稼働状況が一目で分かれば、「伝票を立てない」という行為を抑止する事が可能になります。
②手計算の手間を省く
やはり、記入したセット料金やオーダーなどを手計算する手間が省ける事が大きなメリットと言えます。特にキャバクラやガールズバーなどは、女子キャストに対してオーダーバックがあるため、伝票１枚１枚からキャスト別にバックに関連するオーダーを拾う必要があります。毎日閉店後に行う、この作業には、女子給に影響する為とても気を使い、また時間もかかり大変な作業と言えます。チェーン店などでは、女子給計算の為に事務スタッフを何人も雇用する必要がありますがPOSシステムを導入する事で、経理スタッフの作業効率を上げ、人件費削減に繋がります。
手書き伝票がなくなるという事は、女子給計算だけではなく、売上や経費なども計算も自動集計となりますし、会計ソフトと連動もできるので、毎日必ず行っていた作業の多くが、必要なくなるのです。実際に、店舗が増えた為にPOSシステム導入して頂いているチェーン店様が多くあります。
③計算ミスを無くす
自動計算は、電卓を叩いて計算するのと違い、会計金額の計算ミスがありません。伝票の記入漏れは、オーダーの入力漏れと同じようにPOSシステムでもあるでしょうが、文字の書き間違い、読み間違いというケースはなくなります。venus導入時の運用立合いで、設定に誤りがないかを確認する為に伝票と並行して営業しながら確認すると、伝票による手計算時にセット料金の付け忘れミスを見つける事がまれにありますが、POSシステムによる自動計算で、このミスはなくなります。セット料金に対して、女子バックを付けるお店は、殆どないので、セット料金の付け忘れは、あまり気づく事がないのです。
④再確認時のチェック作業の軽減
毎日の会計伝票を保管し続けると膨大な量になります。過去の伝票を再チェックするケースは、店舗営業をしていれば、まれにある事だと思います。女子キャストやお客様から、過去の伝票を確認して欲しいと要望があれば、膨大な伝票の中から伝票を探す必要があり、なかなか大変な作業と言えますし、目当ての伝票が見つからない事もあるでしょう。POSシステムを導入していれば、会計処理の膨大な記録から目当ての伝票を探す事などは、瞬時に行う事が出来ます。また、大量の伝票を数人でチェックする場合など、ボタン一つで何度でも再発行できる為、手書き伝票をコピーする必要もありません。
⑤伝票コストの軽減
手書き伝票にかかる費用など大した金額にならないとそう思っていたのですが自店専用にナンバリングをした伝票を印刷しているお店でその費用を伺って驚いた事があります。毎月100万円を軽く超えていました。
〇市販されている水商売向けのナンバリングしてある伝票だと50～100枚綴りで500円前後するので単価を1枚5円としましょう。
〇POSレジに使用する感熱レジロール紙の場合、1巻50mあり、１回の会計で10～15cm使用します。1巻で、概ね350回の会計処理を行えるので、レジロール紙1巻300円としても、1枚1円以下となります。
即ち、伝票にかかる費用が1/5に削減でき、ナンバリングも複写もない100均で購入した伝票でも、1枚1円はかかるので、それよりコストを削減出来ます。
また、手書き伝票の場合、年間にすればかなりの量になり保管場所も必要になりますがPOSシステムによりデータ化してしまえば保管場所も必要なくなり、経年劣化もありません。10年前の伝票もキレイに出力する事が出来ます。
手書き伝票を無くせは、業務が楽になる事は、安易に想像できる事ですが、実際にPOS運用を始めてみると思っている以上に業務が軽減されるはずです。