不正処理防止
不正処理防止

 

ギャバクラなどの水商売では、売上を着服されるケースが多く、当社への不正防止の相談も非常に多く頂きます。1日1万円着服されれば、毎月30万円近くの損失となり、年間300万以上の損失となります。不正処理をしたスタッフを解雇しても、また別のスタッフに着服される場合も多くあります。 人とは弱い生き物で、つい出来心で不正を行ってしまう事もあります。一度不正処理をして、まかり通ってしまうと 何度も繰り返してしまうのが、人の性だとし「不正出来ない環境を整える事も経営者の優しさである」そう考えるオーダー様も多くいらしゃり、VENUSでは不正処理防止機能を常時機能追加しております。

 

〇不正処理の事例

システムの運用を不正防止に役立てたいと思っているオーナー様も多いかと思います。 VENUSには、不正防止機能を搭載しておりますが、不正出来ないという認識をスタッフに 意識付けする事で、データチェック時にスタッフを疑う必要がなくなります。

〇お客様から代金を頂いた後に、精算処理をせず来店取消をし、会計金額を着服する。
〇お客様から代金を頂き精算処理をした後に、精算取消→来店取消をし、会計金額を着服する。
〇お客様から代金を頂いた後に、着服する金額を割引処理をしてから精算処理をする。
〇お客様から代金を頂いた後に、来店時間を進めて精算処理をし、差額のセット料金を着服する。
〇お客様から代金を頂いた後に、お客様の人数を減らして精算処理をし、差額分を着服する。
〇お客様から代金を頂いた後に、オーダーを削除し、オーダー代金分を着服する。

これらの処理で、売上を着服する事は可能ですが、VENUSのオペレーション次第で 事前に防止する事が可能です。

※VENUSでは、不正着服処理を確認する為に、日報月報には、取消処理回数が印字され、例外処理記録に通常業務で必要のない処理を記録し、レシートジャーナル印刷画面から、一度発行したレシート(取消レシート)を後日全て確認する事が出来ます。

〇不正着服防止対策
〇お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する(精算取消の着服防止)
〇お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する(来店取消の着服防止)
〇お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する(伝票削除の着服防止)
〇割引した金額を着服する行為を防止する
〇滞在セット数を減らしたりオーダーの取消しで差額分を着服する行為などを防止する
〇お客様の滞在人数を減らして差額分を着服する行為を防止する
〇高額なボトルの横流しを防止する

 

 

〇不正処理防止に役立つ運用方法


■お客様のお会計金額は、複数のスタッフで確認する。
◇VENUSを管理職一人しか触れない環境を作ってしまうと他の現場スタッフと照合できず、何とでも言い訳できるので できるだけ複数のスタッフが見て運用する環境づくりが大切だと思います。 特に、セクキャバなどピンク系のお店は、少人数の男子スタッフで回すお店が多いのでご注意ください。(実際に不正処理が発覚したケースが多くあります。)
◇レジ担当者から他のホールスタッフや女子キャストに会計伝票を手渡す運用をする事で、ひとつの会計に対して 複数のスタッフが携わる事になり、不正処理をしにくい環境ができます。 また、精算時に明細伝票を必ずお客様に渡すオペレーションを徹底する事により 精算処理前に取消する事ができなくなります。
◇お会計金額が確定した後に出力する明細伝票に複数のスタッフの印を押し提出を義務付けしているお店もあります。

会計伝票

 

 

 

 

来店取消伝票の提出を義務付けする事で、不自然な来店取消処理をなくす。
※お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する

不正着服で一番多いのは、お客様が来ていなかった事にするケースです!来店を取消す処理に注目しましょう!VENUSは、来店取消処理をすると必ず来店取消伝票が発行され、取消したテーブルの売上詳細も印字されますので この来店取消伝票を必ず提出するようにしましょう。 日報のレシートジャーナル印刷から、後日確認する事も出来ますし 例外処理記録画面からも確認できますが、提出を義務付けた方が不正出来ない意識付けに繋がります。

通常、来店処理を取消す場合は、間違えて来店処理をしてしまった場合なので 来店処理から取消処理までの時間差は、あまりありません。 また、オーダーなどの入力もない場合が通常です。滞在時間が長く、オーダーなどのあるテーブルを来店取消している場合は、不正着服処理の可能性があります。(※時間の経っているテーブルや、オーダーが複数あるテーブルの来店取消処理は不自然です。)

来店取消伝票

※毎日出力する営業日報には、各種取消処理の回数が表示されておりますので、取消し伝票の枚数と比較して下さい。

 

 

 

 

■精算取消伝票の提出を義務付ける
※お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する

通常、精算処理を取消す場合は、クレジットで精算処理をした後に、「やっぱり現金で払うよ」と言われたり 帰るつもりのお客様が、精算処理後に「延長する!」と言われたりする時に行いますが お客様から代金を頂いた後に、精算取消→来店取消をする事で売上を着服する事が出来ます。
※この行為は、精算取消伝票を提出させる事で防止できます。※後日確認する場合は、レシートジャーナル印刷画面から出力伝票をチェックできます。

精算取消時に発行される伝票は、精算時の伝票番号が割振りされ 精算時の明細書番号は、その分番号が抜けますので、精算取消伝票も提出や保管するようにしましょう。 お客様から代金を頂いた後に、精算取消→来店取消をする事で売上を着服する事が出来ます。

不正処理防止

※各種発行伝票確認画面で明細伝票番号を確認すると、取消された伝票番号が抜けて表示されます。
※毎日出力する営業日報に精算取消した回数が、印字されます。
※発行した取消伝票は、日報のレシートジャーナル印刷画面で後日確認する事ができます。

 

 

 

 

■削除伝票の提出を義務付けする
※お客様が来ていなかった事にして売上を着服する行為を防止する

不測の事態で、一度精算した伝票を削除しなければならないケースがあると思います。 この場合、締め処理前であれば、精算時の伝票を削除する事が出来るので、削除した伝票金額を 着服する事が可能な処理という事になります。
※この行為は、削除伝票を提出させる事で防止できます。
 

削除伝票

※レシート再発行処理画面から削除する伝票を右クリックし、伝票を削除する事が出来ます。 削除後は、伝票番号が抜け、削除伝票に割振りされて発行されます。

削除伝票

※伝票を削除すると日報に伝票を削除した回数と伝票番号が印字されます。

 

※削除した伝票は、月報の「削除伝票一覧」から確認できます。精算取消処理をした伝票も確認できます。(詳細は、レシートジャーナル印刷画面からご確認下さい。)

削除伝票確認

 

 

 

 

■割引処理をしたら、割引理由を報告させる
※割引した金額を着服する行為を防止する

割引機能を利用する事で、会計金額をごまかす事も出来ます。15000円の会計時に、お客様から15000円頂いた後、5000円割引し10000円の会計だった事にするれば 5000円の現金を着服する事が可能です。 キャバクラに限らず、サービス業全般で割引を一切認めないのは、この為です。

実際にお店側からすると金額の交渉次第で、売上を作る事が出来るので割引できないと困るお店も多いでしょう。 管理する側からすれば不正処理さえしなければ問題はないので、割引時は必ず、割引の理由を報告するように する事で、ある程度の意識付けは出来ます。但し、割引が常用化されていると報告など意味がなくなるので 基本的には割引は認めず、止むを得ない理由がある時のみ認める形にするのが良いでしょう。 また、割引理由の報告時、2名以上のスタッフが確認した著名、捺印などをさせると、より良いと思います。

 

割引処理をした金額は、日報・月報に集計されます。

割引集計

 

割引券を使用する場合は、回収枚数をカウントする為に集計しますが、この機能を使用し、ホームページを見ての新規様の割引、広告を見ての割引などを割引種別で集計する事も可能です。

 

「種別で割引する処理画面」

割引券機能

 

 

 

 

■例外処理記録の提出を義務付ける
※滞在セット数を減らしたりオーダーの取消しで差額分を着服する行為などを防止する

VENUSの例外処理記録は、取消しや削除などの処理を記録しています。 不自然な処理は、全て記録されているので、この帳票を提出する事で 売上を着服できない事の意識付けをする事が出来ます。

例えば、2セット分滞在したお客様を1セット分として会計する事で、1セット分の料金を着服する事が出来ます。 この不正処理を防止する為に、VENUSのセット料金は自動で課金されます。 自動課金を停止する事は出来ますが、その場合セット料金も課金されないので着服できませんが 2セット分の料金を頂いた後に、来店時間を1時間進めて精算処理してしまえば 1セット分の料金を着服できます。但し、VENUSには来店時間を変更した記録が残りますので 「例外処理記録」を毎日提出する事で、そういった不正処理が出来ない事の意識付けできます。

 

例外処理記録

 

 

 

■来店伝票と精算明細書をセットで提出する事を義務付けする
※お客様の人数を減らして差額分を着服する行為を防止する

お客様から代金を頂いた後に、来店していた人数を減らして精算処理をすると差額分を着服する事ができます。 この不正処理は、来店処理時に発行される来店伝票と会計時に発行される明細書をセットで 提出する事を義務付ける事で、事前に防止する事が出来ます。

また、来店処理のミスで人数変更をしたり、途中退席したお客様がいた場合は報告を義務付けるようにしましょう。 来店伝票に来店時間が記載されるので、精算処理直前に来店時間を1セット分戻りたりする不正処理も 防止する事が出来ます。
※発行されたレシート詳細は後日、レシートジャーナル印刷画面で確認、出力する事が出来ます。

人数変更の不正

 

例外処理記録で人数変更時間を確認する。

人数変更の不正

 

 

 

■ボトルの出庫数を確認する
※高額なボトルの横流しを防止する

シャンパンやワインなど高額ばボトルを買い取り業者に横流しして代金を着服するケースもあります。 本来しっかりと在庫管理をするべきなのでしょうが、ナイト営業では、飲み放題ボトルなどがあり、売上と出庫数を照らし合わせる事が出来ない為 、棚卸の数値自体があてにならない事もあります。ただ、ボトルの出庫数と仕入数を確認するだけでも、 横流しされていないかは、チェックできるので毎月確実にボトルの出庫データをチェックしましょう!

ボトル出庫数

 

■その他 不正着服・横領事例

〇架空の体験入店のキャスト出勤扱いし、日当を着服する。
〇架空の領収書を提出し、準備金を着服する。

売上を着服するのではなく、女子給を罰金と称して着服したり、出勤していない女子キャストの 女子キャストを出勤させ、日当分を着服したり、架空の領収書で準備金を着服するケースなどもあります。 特に多いのは、体験入店の女子キャストがいた事にして、その日当を着服するケースです。 体験入店キャストの所得税を納税すれば、良いだけなのですが、女子キャストを外注扱いにするとこの問題が生じます。

VENUSでは静脈認証装置を使用して出退勤の管理をしているお店も多くありますが、 実際にスタッフやキャストの静脈を正確に本人登録しなければ意味がありません。 システムへ静脈を登録する時は、複数のスタッフで確認するか、管理責任者が立ち合いの上で行うのがベストでしょう。

また、VENUSでは、処理権限レベル設定ができますので、管理者のみが取消し処理ができるようパスワードをかける事も可能です。
処理権限レベル設定
 

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