インボイス制度が始まり、お店の現金管理について問い合わせをよく頂きくようになりました。
店舗側は、どうしても売上を上げる事に意識が向いてしまうので、経理業務に関しては、面倒だと思ってしまい、日々の業務の中で現金さえ合っていれば問題ないと思ってしまいがちです。
しかし、経理担当者は、お店の現状が解らず、店舗から提出された資料のみで、経理処理を行います。店舗側から提出される資料を解りやすくするだけで経理業務がスムーズになり、また無駄な消費税を払うケースがなくなるので、その辺は、しっかり管理したいものです。
店舗の会計管理では、レジ金の売上と小口現金と分けて管理する場合が多いのですがPOSレジを導入しレジ締めを毎日するのに、小口現金を別管理していると、締め処理をレジ金と小口の２回する事になります。
POSレジがあれば、現金の入手金を管理できるので、わざわざ２回も現金の締め作業をする必要はありません。
しかし、会計士や税理士からレジ金と小口と分けて管理するようにと言われ、言われるがまま、小口現金を分けて管理しているお店も多くあります。ネットで調べても、レジ金と小口を分けて管理する情報がほとんどでしょう。
しかし、レジ金と小口現金を分けて管理する場合、締め作業が２回あるだけではなく現金を着服されるケースが多くあります。
レジ金はPOSレジで管理しているので、毎日レジ締めは必要不可欠ですが、小口現金は、毎日現金が動かない事があるので、毎日締め作業をしないからです。実際に小口現金が定期的にマイナスになるという相談をよく頂きレジ金と小口を一括管理する事で、小口現金が足らなくなる事がなくなったケースがあります。私が担当しているお店でも、とても多いです。
VENUS導入時には、レジ金と小口現金をまとめて管理するように提案をしているのですが、導入スタート時に、すでに小口現金がマイナスになっているお店も多くあります。お店の小口現金は、10万円あると聞かされているのに実際には5万円しかなく、領収書もない。
その旨を、店長に確認すると「私用で使ったから、とりあえず5万円でスタートしておいて～給料が入ったら、使った分戻すんで・・・」
と、軽い調子て言われる事が良くあります。というか、とても多くあります。
高価なボトルが頻繁に出るお店では、小口現金を100万以上置いているお店もありますがそのまま、現金が合わない！なんて話も何度か聞いた事があります。現金は、毎日必ずチェックできる体制をとる必要があります。手書き管理をするのであれば、その用紙を毎日メールするなりして、不正出来ない環境をつくるのも経営者のやさしさだと思います。